راهنمای ثبت درخواست آنلاین صدور هولوگرام توسط شرکتها

دریافت فایل راهنمای ثبت درخواست آنلاین صدور هولوگرام توسط شرکتها با فرمت PDF

براي ثبت درخواست ابتدا لازم است:
پيشتر شركت نسبت به ثبت نام در سامانه مديريت يكپارچه اطلاعات اداره كل تجهيزات پزشكي (فاز 1- شناسنامه شركتها)   اقدام نموده باشد. براي ثبت نام هولوگرام تجهيزات پزشكي با استفاده از نام كاربري و رمز عبور صادر شده، وارد شويد.
 مطابق شکل زير از منوي افقي اصلي روي گزينه هولوگرام رفته از منوي باز شده گزينه " ثبت درخواست جدید صدور هولوگرام" را انتخاب کنيد.

شکل 1 

در اولين مرحله ثبت درخواست لازم است که "فرم اطلاعات پايه" مربوط به خود را تکميل نماييد. همانطور که در شکل زير نشان داده شده است اين فرم شامل فيلدهايي است که بايد تکميل گردد. در فيلد گروه کالا بايد از بين گروه هاي "دندانپزشکي"، "پزشکي" و "آزمايشگاهي" يکي انتخاب شود. بسته به اين انتخاب درخواست شما توسط کارشناس مربوط به آن بخش مورد بررسي قرار خواهد گرفت.

شکل 2

فيلدهاي وزن خالص و ناخالص مربوط به مجموع کالاهاي مندرج در پيش فاکتور است که ممکن است شامل چندين قلم کالا باشد ولي همگي بايد در يک گروه قرار بگيرند.
نوع ارز را از ميان ارزهاي مندرج در ليست انتخاب كنيد که مربوط به کليه اقلام کالاهايي است که در اين درخواست ثبت مي شود و نمي توانيد براي يک قلم کالا يک نوع ارز و براي ديگري نوع ارز ديگري را انتخاب نماييد.
دو فيلد "نام شرکت ذينفع يا واسط" و "نام شرکت سازنده" از ميان كمپاني هايي که شما در ليست نمايندگي هاي خود در موقع تكميل شناسنامه شركتها - فرم "ج" -  ثبت کرده ايد انتخاب مي شود. پس لازم است حروف نام شرکت را با مکث زماني وارد نماييد و شرکت مطلوب را از ميان ليست باز شده انتخاب نماييد.
توجه1:  شركت مي بايست با توجه به نحوه طراحي سيستم نسبت به تكميل شناسنامه خود و بخصوص فرم هاي نمايندگي (فرم ج)  اقدام نمايد.
توجه 2: طراحان سيستم در فاز نخست اين اجازه را به شركتهايي كه مدارك آنها تكميل نمي باشند مي دهند تا نسبت به تكميل فرم خود از طريق تايپ نام كمپاني اقدام نمايد. براي اين منظور اگر كمپاني که مي خواهيد در اين دو فيلد انتخاب کنيد در ميان ليست كمپاني هاي شما نيست نام كمپاني را تايپ کنيد و بوسيله کليد “TAB” به فيلد بعدي برويد.
براي پر کردن فيلدهاي تاريخ با کليک بر روي آيکون تقويم مقابل فيلد، مي توانيد تاريخ مورد نظر را انتخاب کنيد. بسته به نوع تاريخ آن فيلد، تقويم شمسي يا ميلادي باز مي شود.

شکل 3

پس از تکميل فرم بر روي دکمه "افزودن و ثبت درخواست" کليک کنيد.
پس از اين مرحله به قسمت "افزودن /ويرايش کالا" منتقل مي شويد. همانطور که در شکل زير نشان داده شده است ابتدا فيلدهاي خالي را پر کنيد. در قسمت تعداد، نوع واحد را نيز انتخاب نمائيد و همچنين نسبت به تكميل فيلدهاي توضيحات بعضي از واحد ها اقدام نماييد.
فيلدهاي تاريخ را مطابق توضيحات ارايه شده در مرحله قبل تکميل نماييد و روي دکمه "بروز رساني اطلاعات" کليک کنيد اطلاعات وارد شده ثبت مي شود و امکان افزودن شماره سريال در اختيار شما قرار مي گيرد.

شکل 4

در قسمت افزودن شماره سريال مي توانيد يکي از دو روش زير را بكار گيريد:

1- افزودن دستي:
در پنجره در اختيار قرار داده شده براي افزودن شماره سريال/لات/پچ روي دکمه "افزودن سريال/لات/پچ جديد" کليک کنيد يک رديف خالي با سه فيلد در اختيار شما قرار مي دهد و مي توانيد بسته به نياز سريال، لات يا پچ مربوط را وارد کنيد و سپس همانطور که در شکل نشان داده شده است روي "افزودن" کليک کنيد تا اين شماره به ليست هولوگرامهاي درخواستي اضافه شود پس از اضافه شدن براي تغيير مي توانيد رو گزينه ويرايش کليک کنيد.

شکل 5

2- افزودن بوسيله فايل EXCEL:

-ابتدا نسبت به ايجاد فايل excel (صفحات گسترده) شامل شماره هاي سريال/لات يا پچ اقدام نمائيد.

فايل مورد نظر را بر روي كامپيوتري که از طريق آن درخواست را ثبت مي نماييد ذخيره کنيد.

پس از کليک بر روي جمله مربوط به بالا گذاري فايل excel پنجره زير باز مي شود.

شکل 6

بوسيله دکمه Browse فايل را بيابيد و آن را بالا گذاري نماييد.
در ادامه اين امکان براي شما فراهم مي گردد که نام صفحه اي که ليست شماره ها در آن قرار دارد را انتخاب کنيد.
سپس ليست ستونهاي آن صفحه در اختيار شما قرار مي گيرد که بين ستون شماره هاي مطلوب و شماره سريال، لات يا بچ ارتباط برقرار کنيد.
روي دکمه "ورود اطلاعات به سيستم" کليک کنيد. پس از بستن پنجره باز شده مشاهده مي کنيد ليست کليه شماره ها به سيستم اضافه شده که هر يک قابل حذف يا ويرايش است.
براي حذف هريک از رديفها مي توانيد آن رديف را انتخاب نموده و روي دکمه "حذف موارد انتخاب شده" کليک کنيد.

شکل 7

شکل 8

طرز ساخت فایل excel برای شماره سریالهای متوالی:
اگر شماره سريالهاي مد نظر به شکل رديف بودند شما مي توانيد سه مورد ابتداي ليست را در سه رديف اول جدول excel  وارد کنيد سپس آن سه رديف را انتخاب کنيد و گوشه فضاي انتخاب شده را تا شماره انتهایي بکشيد به اين ترتيب شما ليستي از همه شماره سريال هاي مد نظر خود خواهيد داشت.
مثال: فرض کنيد شماره سريال هاي شما از ah/2747 شروع مي شود و به ah/3745 ختم مي گردد.
ابتدا شماره هاي ah/2747، ah/2748 و ah/2749 را مانند شکل در سه رديف ستون مورد نظر براي  شماره سريال وارد کرده و سپس اين سه رديف را انتخاب و گوشه فضاي انتخاب شده را تا رديف ah/3745 بکشيد.

شکل 9

اگر در اين ميان بخواهيم تعدادي از شماره ها را حذف کنيم مي توانيم رديف هاي حذفي را انتخاب کنيم روي آنها right Click نموده گزينه Delete را انتخاب کنيم.
پس از افزودن شماره سريال ها شما مي توانيد با کليک بر روي گزينه "فرم جديد" کالاي بعدي را وارد نماييد.
مي توانید با کليک بر روي " فهرست کليه کالاها" ليستي از کليه کالاهايي که براي اين درخواست تکميل نموده ايد را مشاهده کنيد و با کليک بر روی گزينه "ويرايش" محتويات آن را مانند توضيحات بالا تغيير دهيد.

شکل 10

جهت پيگيري وضعيت درخواستهايي که تاکنون در سيستم ثبت نموده ايد یا ويرايش محتويات و توليد نامه به روي گزينه "هولوگرام" روي منوي افقي اصلي برويد و زير منوي " درخواست هاي شرکت" را انتخاب کنيد که ليستي از درخواستها باز مي شود. با کليک بر روي گزينه "جزييات" مي توانيد جزئیات بیشتری از درخواست را مشاهده يا ويرايش کنيد.
براي توليد نامه، درخواست ثبت شده اتان را انتخاب کنيد به طوريکه به رنگ نارنجي درآيد. سپس روي نامه درخواستي مطلوب کليک کنيد نامه توليد مي شود و به شکل يک فايل PDF قابل پرينت در اختيار شما قرار مي گيرد.

شکل 11

امکان جستجو در ميان درخواستها بر اساس شماره پيگيري فراهم شده است که مي توانيد شماره پيگيري را در فيلد جستجو وارد نماييد و وضعيت يک درخواست را پيگيري نماييد.
در فيلدهاي ديگر جستجو مي توانيد درخواستهاي خود را بر اساس وضعيت بررسي کارشناس جستجو نماييد.

وضعيتهاي يک درخواست:
الف) جديد: درخواستي که هنوز توسط هيچ کارشناسي براي بررسي انتخاب نشده است و شما مي توانيد محتويات آن را ويرايش نماييد.
ب) در حال بررسي: توسط کارشناس براي بررسي انتخاب شده است و شما نمي توانيد آن را ويرايش کنيد.
ج) آماده تاييد: تمام اقلام کالاي آن درخواست توسط کارشناس بررسي شده است و حداقل يکي از اقلام آن براي صدور هولوگرام توسط کارشناس تاييد شده است. دقت فرماييد شما نمي توانيد اقلام تاييد يا رد شده را ويرايش نماييد.
د) تاييد شده: درخواستي که تمام اقلام آن توسط کارشناس بررسي شده است و مدير بخش نيز آن را براي صدور هولوگرام تاييد کرده است.
ه) باطل: تمام اقلام آن توسط کارشناس رد شده است.

لطفا توجه شود پس از اينکه درخواست شما توسط کارشناس براي بررسي انتخاب شده تنها اگر یک يا چند قلم کالا از ليست کالاهاي آن درخواست را تاييد يا رد نکرد و وضعيت آن يک يا چند قلم کالا جديد بود شما مي توانيد آن را ويرايش کنيد پس ترجیحا درخواست در يک مرحله و با تمام جزييات ثبت شود و آن را در چندين مرحله تکميل ننماييد.